Assistante administrative et comptable

Description du poste

Ville de Dammarie Les Lys, 21 891 habitants, bordée par la Seine et la Forêt de Fontainebleau.

Proche de la gare de Melun, desservie par le RER D ainsi que par le Transilien (ligne R, direct Paris Gare de Lyon – Melun en 25 min). 

La Ville dispose de commerces de proximité et d’une zone commerciale attractive, ainsi que nombreux équipements culturels (médiathèque, salles de spectacles), scolaires (écoles, collèges, lycée et centre de loisirs) et de loisirs (piscine, complexe de la Cartonnerie ; Cinéma, Bowling, Karting, patinoire, etc.)

Ses nombreux parcs (dont une ferme pédagogique) et espaces boisés, ses pistes cyclables, son accès direct à la forêt et à la Seine en font une ville verte, agréable à vivre.

Pour répondre au besoin de ses habitants et améliorer leur quotidien, la ville poursuit ses investissements et ses recrutements en s’appuyant sur des valeurs fortes fondées sur le sens du service public, l’esprit d’équipe et le bien-être au travail.

• Gestion du circuit de l’information
  • Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
  • Gérer la diffusion des courriers en interne et le circuit des parapheurs
• Accueil physique et téléphonique
  • Recevoir et orienter les demandes
  • Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
  • Rechercher et diffuser des informations
  • Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
  • Orienter vers l'interlocuteur ou compétent
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
  • Saisir des documents de formes et de contenus divers
  • Gérer et actualiser une base d'informations
  • Vérifier la validité des informations traitées
  • Rédiger des documents administratifs
  • Organiser le classement et l'archivage des dossiers
  • Tenir à jour les tableaux de bords de la direction
  • Réaliser le rapport d’activité annuel
• Organisation et planification des réunions
  • Saisir les ordres du jour
  • Transmettre les documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
  • Organiser la logistique attenante aux réunions (réservation de salle, invitation, convocation, liste d'émargement ...)
• Gestion des contrats
  • Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des contrats (alertes dates de fin, consommations, état du parc, etc.)
  • Gérer le renouvellement des certificat électronique utilisateurs
  • Rédiger les actes administratifs liés aux contrats (délibérations, décisions du maire)
• Gestion budgétaire 
  • Suivre l'exécution budgétaire des contrats de la Direction
  • Aide à la préparation du budget de la direction (recensement des besoins des services, demandes de devis, etc.)
  • Emettre et suivre les bons de commande
• Assistance de Niveau 1 Utilisateur

  • Déverrouiller les comptes d’utilisateurs sur le domaine

  • Réinitialisation des mots de passe d’utilisateurs sur le domaine

Profil recherché / compétences

• Vos missions (non exhaustives) :

  • Bonne connaissance de la collectivité et du fonctionnement des services

  • Maîtrise des outils bureautiques et des applications métiers (cockpit, Active directory, ciril, acropolis, airdelib, etc.)

  • Maîtrise des règles budgétaires

  • Autonomie dans l'organisation du travail

  • Capacité à communiquer et rendre compte

  • Rigueur et grande capacité d’organisation

  • Polyvalence

  • Discrétion et devoir de réserve

  • Aptitudes pour l’accueil, les relations humaines

  • Qualités rédactionnelles

• Avantages :
  • Rémunération statutaire
  • Prime semestrielle
  • RIFSEEP - CIA
  • Participation employeur à la prévoyance santé
  • CNAS
  • Coffre-fort numérique