Assistant(e) de direction - CCAS

Description du poste

Le centre communal d’action sociale (CCAS) recherche son/sa assistant(e) de direction.

Poste à pourvoir dès que possible. Catégorie C. Filière administrative. CDD d’un an renouvelable.

Missions :

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (rapport d’activités, décisions, délibérations, comptes rendus de réunion…)

• Prendre en note et mettre en forme tout type de courriers, utilisation du logiciel Acropolis et Fast
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (rapport d’activités...)
• Organiser le classement, l’archivage des dossiers, la gestion des registres d’actes en respectant les procédures et obligations légales
• Gestion des stocks et suivis des commandes de fournitures administratives du CCAS
• Gestion des demandes de travaux (utilisation du logiciel AsTech)

Suivi des projets et des activités de la Direction (budget, assurances, conventions,)

• Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités de la Direction
• Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la Direction et suivre certains dossiers en autonomie

Gestionnaire comptable du CCAS

• Suivi comptable du budget du CCAS et des marchés publics
• Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables
• Saisie des bons de commandes, contrôle des factures du service, émission des mandats et des titres, création des tiers
• Identification d’un problème sur une opération comptable

Organisation et planification des réunions, des conseils d’administration du CCAS

• Rédaction des ordres du jour en concertation avec la Directrice
• Préparation et suivi de la gestion des Conseils d’Administration (Ordre du jour, gestion des délibérations et rapports sur Airdélib, convocations, comptes-rendus)
• Respect des délais de transmission de documents avant les réunions
• Suivi logistique des réunions, préparation des dossiers correspondants et rédaction des comptes rendus

Référent des associations rattachées au CCAS

• Gestion des demandes de prêts de salle annuelles et ponctuelles (réception de la demande, évaluer la faisabilité, courrier de réponse)
• Organisation, recensement des demandes de subvention en lien avec la Directrice
• Suivi des tableaux de bords et de la facturation

Accueil physique et téléphonique de la Direction

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Missions annexes

• Participation aux différents événements organisés par la direction et au dispositif canicule
• Accueil physique et téléphonique du public du CCAS en fonction des besoins du service

Profil recherché / compétences

• Connaissance du fonctionnement d’une collectivité et d’un CCAS
• Connaissance des finances publiques et de la M57
• Techniques et outils de gestion de l’activité (tableaux de bord)
• Notions d’organisation, de gestion du temps de travail et de planification
• Procédure et règles de transmission de l’information (discrétion et secret professionnel)
• Aisance rédactionnelle
• Principes de rédaction d’actes et écrits administratifs (note de synthèse, compte-rendu, délibération…)
• Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
• Savoir gérer les urgences
• Maîtrise des techniques de secrétariat/d'assistanat de direction ainsi que les règles de communication écrite et orale.
• Aisance relationnelle, sens de l'écoute et du contact ainsi que des capacités d'adaptation pour travailler en équipe (rendre compte, partager l'information et assurer la continuité du service) et répondre aux différents interlocuteurs (internes, externes).
• Maîtrise des outils informatiques Word (rédaction, mise en forme, publipostage), Excel (mise en forme, suivi de tableaux) et Powerpoint, Outlook (messagerie, agenda), Internet.
• Aisance avec les logiciels métiers : CIRIL, Air délib

Avantages :

• Rémunération statutaire
• Prime semestrielle
• RIFSEEP - CIA
• Participation employeur à la prévoyance santé
• CNAS
• Coffre-fort numérique