Assistant(e) administratif(ve) polyvalent

Description du poste

Ville de Dammarie Les Lys, 21 891 habitants, bordée par la Seine et la Forêt de Fontainebleau.
Proche de la gare de Melun, et desservie par le RER D ainsi que par le Transilien (ligne R, direct Paris Gare de Lyon – Melun en 25 min).
La Ville dispose de commerces de proximité et d’une zone commerciale attractive, ainsi que nombreux équipements culturels (médiathèque, salles de spectacles), scolaires (écoles, collège, lycée et centre de loisirs) et de loisirs (piscine, complexe de la Cartonnerie ; Cinéma, Bowling, Karting, patinoire, etc.).
Ses nombreux parcs et espaces boisés, ses pistes cyclables, son accès direct à la forêt et à la Seine en font une ville verte, agréable à vivre.
Pour répondre au besoin de ses habitants et améliorer leur quotidien, la ville poursuit ses investissements et ses recrutements en s’appuyant sur des valeurs fortes fondées sur le sens du service public, l’esprit d’équipe et le bien-être au travail.
Au sein du service communication et évènementiel, vous intégrez une équipe créative de 10 personnes sous la responsabilité de la responsable communication.

Vos missions seront :

• Accueil physique et téléphonique :
  • Recevoir et orienter les demandes et/ou les courriers et conseiller
  • Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages, rechercher et diffuser les informations
• Traitement des dossiers et saisie :
  • Prendre des notes, mettre en forme et rédiger des documents administratifs (conventions, courriers… et des comptes rendus et des bilans des réunions et des évènements…)
  • Recevoir, filtrer, réorienter et traiter les courriers électroniques et papiers
  • Gérer et actualiser une base d'informations (notamment via des tableaux Excel)
• Planification et suivi :
  • Gérer les agendas, prendre et organiser des rendez-vous de la responsable
  • Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels…)
• Gestion de l’information, classement et archivages de documents :
  • Gestion de l'information, classement et archivage de documents de prêt et de locations du matériel communal (conventions, factures, courriers, chèques de caution…)
  • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers de demandes de prêt ou de location de matériel communal, de déclarations de feu d’artifice auprès de la préfecture…
• Gestion financière :
  • Demander des devis à des prestataires
  • Saisir des bons de commande 
  • Achat d’objets promotionnels, cadeaux…
  • Assurer le suivi de l'exécution budgétaire avec le N+1.

Profil recherché / compétences

• Fonctionnaire ou contractuel 1 an
• Vous avez une expérience confirmée en tant qu’assistant(e) administratif(ve)
• Vous êtes titulaire du permis B
• Vous possédez une excellente expression orale et écrite, vous êtes organisé(e) et réactif(ve)
• Polyvalent(e), vous êtes en mesure de gérer plusieurs dossiers en même temps
• Vous maitrisez les techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes…), les procédures administratives et les outils bureautiques (pack office)
• Une connaissance de la fonction publique et des logiciels métiers CIRIL et ACROPOLIS est appréciée.
• Avantages :
  • Rémunération statutaire
  • Prime semestrielle
  • RIFSEEP - CIA
  • Participation employeur à la prévoyance santé
  • CNAS
  • Coffre-fort numérique